認定個人情報保護団体について

当社は、個人情報の保護に関する法律に基づく認定個人情報保護団体である一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）の対象事業者となっております。

個人情報保護-安全管理措置について

当社では個人情報の保護と適正な取扱いを徹底するため、以下の安全管理措置を講じております。

【基本方針の策定と公表】

個人情報の取得・利用・提供、法令遵守、安全管理、苦情・相談等に関する基本方針として「個人情報保護方針」を策定し、当社ホームページにて公表しております。

【取扱いルール・規定の整備と遵守】

個人情報の取得・利用・提供・保存・廃棄等に関するルール・規定を整備し、従業員及び業務員（確認担当者）に遵守を徹底させております。 また、関係法令・ガイドライン等、社会情勢・環境の変化、業務内容の変化、取引先保険会社からの要請等を鑑み、ルール・規定の定期的な見直しを行ってまいります。

【組織的安全管理措】

個人情報に関する総責任者として個人情報保護管理者、各部門・拠点における管理責任者として顧客データ管理責任者、各分野（苦情相談、特定個人情報、情報システム、入退室管理、教育、文書管理）における責任者を設置し、個人情報保護体制を構築しております。

個人情報に関わるインシデント、関係法令・ガイドライン等への違反、ルール・規定への違反等を早期に把握し対応するための報告手順を定めております。

個人情報を取扱う担当者とその取扱い範囲を明確化し、取扱状況やルール運用状況を定期的に点検するとともに、常勤役員で構成される社内個人情報保護委員会にて検証を行っております。

万が一、個人情報漏洩が発生した場合は、速やかにご本人様、個人情報保護委員会、認定個人情報保護団体へご報告いたします。
（確認業務における個人情報漏洩の場合は依頼元保険会社へ速やかに報告し、ご本人様への通知方法等を協議いたします。）

【人的安全管理措置】

従業員及び業務員より機密保持誓約書を取得し、個人情報保護や機密保持について就業規則等に記載しております。
また、従業員及び業務員に対し、個人情報保護やサイバーセキュリティ等に関する定期的な教育・研修・訓練を実施しております。

【物理的安全管理措置】

個人情報を取扱う区域を定め、当該区域内への関係者以外の立ち入りを原則禁止し、電子錠による入退室管理を行っております。
また、個人情報を含む紙媒体・電子媒体等の施錠管理、個人情報を取扱う情報システムにアクセス可能な機器の制限等を行い、個人情報の紛失・盗難・漏洩等の防止に努めております。

【技術的安全管理措置】

個人情報を取扱う情報システムへのサイバー攻撃や不正アクセス防止のため、IPSファイアウォールを設置し、監視ツールによる分析を行っております。
従業員及び業務員が取扱う個人情報の範囲を明確化し、業務区分に応じたアクセス制限を設けるとともに、個人情報を取扱う情報システム使用に際し多要素認証等による本人認証を行っております。

当社が取得する個人情報の利用目的と開示対象個人情報の取扱いは
以下のとおりです。

個人情報の利用目的

当社は、法令に別段の定めがある場合を除き、必要な範囲でのみ取扱うものとし、これ以外の目的には利用いたしません。

• 1.保険会社等から委託された（確認）業務を実施するため
• 2.お問合せまたはご依頼への対応等業務上のご連絡のため
• 3.従業員等（派遣労働者含む）の雇用および人事管理のため
• 4.従業員等（派遣労働者含む）の採用選考のため
• 5.研修事業に係わる業務を実施するため

開示対象個人情報に関する対応

当社が保有する個人情報・個人データまたは第三者提供記録について、ご本人様から開示・訂正・追加・消去・利用停止・提供停止等のお申出をいただいた場合は、 特段の理由（法令違反、法令による制限、生命・身体・財産・権利利益の侵害、業務に著しい支障をきたす等）がない限り、速やかに対応・回答いたします。

手続きにあたり、本人確認書類（公的身分証明書等）を確認させていただきます。

ご本人様以外の代理人様等からのお申出の場合は、代理権証明書類（委任状等）を確認させていただきます。

お申出の受付方法・回答方法につきましては、関係法令により特別の手続きが定められている場合等を除き、ご希望に応じ、書面または電磁的記録により対応いたします。

開示対象個人情報に関するお問合せは、下記の[個人情報取扱相談窓口]までお願いいたします。

その他

確認業務の依頼において保険会社から取得した個人情報及び、確認業務において取得した情報の利用目的は、依頼元保険会社への報告にのみ利用することと定めております。
当社確認業務においては、依頼元保険会社との業務委託契約等の制限があり、確認業務の依頼（委託）で取得した個人情報及び確認業務で取得した情報の一切は、開示対象個人情報に該当しないと取り決めております。

制定日2014年6月4日
最終改訂日2024年3月8日